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用excel制作考勤表 公司excel考勤表制作

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平常单位的一些进货单出库单类的表格都是用excel制作的,今天单位没有考勤表了,于是我就用excel制作考勤表,这样就不用出去买了,而且单位人也少,我就可以以后利用电子考勤表来自动计算每个人的考勤了。

1、打开一张空白的EXCEL工作表,先按下图所示画出样子。

图中M1:P1是合并单元格,用于填写年,S1:T1是合并单元格,用于填写月,为了醒目设置成浅蓝色底纹。

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2、为了让第二行中的星期能自动显示,需要设置公式,如下:在D2单元格中输入公式 =IF(WEEKDAY(DATE($M$1,$S$1,D3),2)=7,"日",WEEKDAY(DATE($M$1,$S$1,D3),2))

这时就能看到D2单元格中出现一个表示星期的日字(这说明2011年5月1号是星期日)。

公式含义:先用DATE函数把M1格中的年、S1格中的月、D3格中的日组成一个电脑能识别的日期;再用WEEKDAY函数把这个日期变成星期所代表的数字。WEEKDAY函数后面加了参数2,是为了让星期一显示为1,让星期二显示为2…让星期日显示为7。由于我们不习惯把星期日叫成星期7,所以最后用IF函数做判断,把显示为7的自动改成日。提示:函数DATE与WEEKDAY在EXCEL自带的帮助中有详细的用法介绍,想了解它们的朋友可以参考。为了方便我们中国人的习惯,还要把显示为阿拉伯小写数字的星期变成中文数字,即星期1变成星期一这种格式。这就需要通过定义单元格格式来实现。选中D2单元格,按鼠标右键单元格格式,在出现的格式窗口中选数字选项卡,在左侧的分类框中选特殊,在右侧的类型框中选中文小写数字,按确定退出。

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这些完成后就可以用鼠标选中D2单元格,按住它右下角的填充柄拖动复制AH2单元格,效果如下图:

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在AI单元格中可以通过公式显示当月的总天数,公式 =DAY(DATE(M1,S1+1,1)-1)公式含义:先由DATE函数DATE(M1,S1+1,1)得到本月的下一个月月初1号的日期。本例中,本月是5月份,下一月的月初一号就是6月1日。再用减1得到本月最后一天的日期,即5月31日,最后再由DAY函数取出表示当月天数的31。3、先设定一些考勤符号,放在AR列中,如图所示:

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这些符号并非统一规定,可根据习惯及喜好来自己设定,也可用汉字来代表,总之自己看着习惯就行了。怎么把这些符号方便快捷的输入到考勤表中D4:AH33区域中呢?我们采用下拉框的方法。选中D4:AH33区域,按上面工具栏中的数据-有效性,弹出有效性设置对话框,选设置选项卡,在允许中选序列,在来源中点击右端的折叠按钮,然后用鼠标在表格中选取AR1:AR8区域,再次点击折叠按钮,回到有效性设置窗口,按确定退出。

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完成后,在考勤表的D4:AH33区域中任意一个单元格选中时,都会出现一个下拉框按钮,点击按钮就弹出下拉框,可用鼠标方便的选取要输入的考勤符号。

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4、考勤已经可以输入了,怎样统计每个人的出勤情况呢?还是通过公式自动来统计。先划出一块区域来做考勤统计,如下图红圈范围:

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这个区域中要设置多个合并单元格,AK4:AK5是合并的,AL4:AL5是合并的……AP4:AP5是合并的。也就是每一个姓名对应的上下两行需要合并,这样方便把上午与下午统计在一个格中。做完AL4:AP5区域的合并操作后,选中区域右下角填充柄,按住鼠标左键向下拉动,一直到AP33单元格再松开鼠标左键,就能快速的把下面单元格分别也变成合并状态。(其实就是复制了AL4:AP5的样式)由于第一个人的考勤记录区域是D4:AH5区域,所以需要将此区域中的考勤符号出现次数统计出来,就能知道这个人的考勤情况了。先在AK3:AP3中输入考勤符号,然后在AK4单元格中输入公式 =COUNTIF($D4:$AH5,AK$3)公式含义:使用COUNTIF函数统计D4:AH5区域内出现了几次AK3格中的符号。用拖动复制功能把这个公式复制到AK4:AP4区域中。再选中AK4:AP4区域,按住AP4右下角的填充柄向下拖动复制,一直复制到AP33单元格。现在统计区域中的每个格都有公式了,由于公式中某些部份使用了绝对引用符号$,所以在拖动复制中,每个单元格的公式都是不太一样的。提示:在这个考勤表中,多次使用了拖动复制方法,可以极大的简化输入公式与设置格式的操作,而且在公式中灵活使用绝对引用符号$,也能把有规律变化的公式快速输入到区域中,避免了逐个输入的麻烦。现在我们看一下有统计公式的效果

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在统计结果中,会有许多0值出现,表示对应的考勤符号未在考勤区域中出现,0值太多时会感觉很乱,我们通过设置来隐藏这些0值。按工具栏中的工具-选项,出现选项窗口,按下图设置,去掉零值前的勾,就可使这些0值不显示出来。

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5、到这里,考勤表基本上就完成了。细心的朋友会发现一个小问题,就是AF3、AG3、AH3这三个格中始终出现29、30、31这三个日期,即使在2月份只有28天的情况下也是如此,感到非常不爽。我们可以用条件格式的方法来让它们自动根据月份的变化来显示或隐藏,即小月时AH3格变成空白,大月时才显示31,在二月份时如果不是闰月,就不显示AF3、AG3、AH3格中的数字。选中AF3:AH3区域,按格式-条件格式,按下图设置:

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用这种条件格式的方法还能设置D2:AH2区域,让它们在星期六与星期日时变成不同颜色,能更直观的显示每周情况,设置方法大家可以自己琢磨一下。

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上面用excel制作考勤表的步骤基本上属于通用类型的,适合很多公司使用,大家也可以根据自己的情况个性设置。

以上就是用excel制作考勤表 公司excel考勤表制作全部内容了,希望大家看完有所启发,对自己的工作生活有所帮助,想要了解更多跟用excel制作考勤表 公司excel考勤表制作请关注我们文章营销官网!

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