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五个意想不到的让你更加聪明工作的方法(Work Smarter, Not Harder)

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我最近写了一篇文章关于你可以更聪明地工作,而不是更辛苦的工作方法。这里可以提供很多的建议,以帮助使你的一天更富成效而无需投入额外的时间。

1,限制你的to-do list

一个违反常理但对我的工作效率有提升的方法是限制我增加到to-do list的项目数量。

选择1-3个最重要的任务Most Imoportant Tasks(MITs)。这些任务是你一天工作中必须要做的,比较重要且困难的任务。是那些需要你耗费很多时力,加班来完成的工作。Leo Babaut主张再做其他事情之前先把重要的事情做完:

“早上最先做你的MITs,不论是在家里还是你准备开始工作的时候。如果你将它们放置在后面,你将会变得很忙,并且没有时间来完成它们。如果不先完成它们,你一天的休息就泡汤了!”

你的to-do list的其余部分可以被你想要去做的事情填满,只要你优先确定了1-3个MITs。确保你在专注于其他事情之前先把重要的事情完成,这样你将会在一天结束时觉得很有效率。

前一天晚上想想你的计划

另一个制定to-do list的小窍门是在前一天晚上想好你要做的事情可以减少你工作的焦虑。我最后常常躺在床上想我明天需要做的事情并且规划我新的一天,这使我很难入睡。所以在睡觉之前将我的to-do list写下来可以帮助我放松并且睡得更香。我不想浪费早上的时间来想我今天应该先做什么,这样以后我可以第二天直接跳到MIT来做。

只关注今天要做的事情

我最近最喜欢做改变就是将我今天需要做的事情从主要清单中分离出来。

某些时候我对所有我需要做的事情感到很焦虑——我必须将它们写来来防止自己忘记。但我不希望它们塞满了我今天的时间,这将会使当下变得更加的忙碌。

我的解决方法是我会列一个关于我要做的事情的综合清单。每天晚上我会挑一两个待办事项到第二天来做(我会用优先级标记在我的综合事件清单上,这样有很高优先级的事情将会被移动到我的“today”清单)。这让我专注于今天要做的事情,这也给了我有时候需要做的一些小事情留了空间。

2,衡量你的结果,而不是注重时间

Work Smarter, Not Harder这一点来源于一个问题:付出和回报不成正比。我希望能在短时间里面获得更多的成效。其中一个方法就是衡量我们的工作效率。

这听上去很像一个玩笑,但这是工作的时候不可忽视的一个问题如果你真的衡量了你所做的事情的效果,而不是你在这件事情上面多花费的时间,你将会发现你工作中的一些不同。

如果你有一个大项目或者任务需要完成,一个良好的开端就是将它们细分成需要完成的部分。一系列的小任务组成一个大项目,你可以检查你每天做了什么,并且可以知道你用了多少天完成这件事。

当你查看你每天所做完的事情的时候,你会很惊喜并且更加激励你投入的工作,完成更多的任务。

3,建立“准备工作”规则

正如我前面提到的,如果我不知道先做什么工作,我就会变得很拖延并且浪费一上午的时间。你可能因为别的事情造成拖延,但起步往往是最常见的阻碍。我倾向于拖延,浪费时间在早晨。你可能有一个不同的危险时间一拖再拖,但是起步似乎是一个常见的障碍。一种方法可解决这种问题,就是建立一个规则来告诉你的大脑和身体,现在需要开始工作了。

你的规则可以使很简单的事情,比如每天上下班的路上买的一杯咖啡。我通常边喝咖啡边检查我喜欢的网站,看看是否有新的消息。一旦喝完了咖啡,这就是我的分界点,就触发性的告诉我开始工作了。

其他方式进入工作的状态可以是当你坐在办公桌前或者在工作区的时候,关掉你的手机,做一些简单的伸展运动,吃点早餐。你甚至可以设置一个广播来让你进入工作状态,收听广播让它成为你进入状态的一种规则。

4,追踪你在什么事情上浪费时间

如果你想提高工作效率,当你真正遇到问题的时候最好改变规则并且尝试新的解决方法。我过去肯定会这样做,但发现它并不是一个长期的解决方案。

提高效率的第一步是找出你规律性时间所花在的地方。首先,记录你每天早晨做的准备工作。你会发现你的时间花在像选择衣服这种可以在前一天晚上做的事情上。然后追踪你如何花这些时间的,找出它们的模式——像RescueTime这样的工具可以帮到你。

一旦你知道什么事情占用你的时间,什么事情让你拖延,你可以开始改变这些习惯。

我曾经在早上浪费了大量的时间来检查出我最喜欢的网站的新闻和更新。所以因此我制定了规则:我会边喝咖啡边做这件事情,当咖啡喝完的时候就意味着要开始工作了。这种方法只用于做我自己喜欢做的事情,但不用于我计划内的工作事宜。

5,建立习惯来帮助你停止工作 

这一点看上去有点奇怪,但我觉得这点却是真正的有用。很多人在该不该停止工作中挣扎,而不是开始一项工作。它有时候很容易就消耗过去一个小时,最糟糕的是这种习惯会让我们推迟做MIT,因为我们终止工作的时候需要花一定的时间。

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